IT利活用の第一歩はメールから(続編)

こんにちは。札幌のITコーディネータの阿部です。

 

昨日は「日常的にメールを使って慣れていきましょう!」という話を書きましたが、今日はその続編です。

 

メールを上手に使うには。。。

 

1.半角カタカナは使用しない。

携帯メールのヘビーユーザーに使う人が多いですが、PCで見るとかなりの確率で文字化けします。

最近はスマホが普及し割合は減ってきているかもしれませんが。。

 

2.機種依存文字は使わない。

代表的なのは株式会社を表す株を丸で囲った文字ですが結構使う人が多い。略して書く際には(株)と書きましょう。

 

3.全く別件の連絡なのに過去の相手からのメールを探して返信しない。異なるテーマなら別に新規に送りましょう。後から探す側は混乱して大変です。

 

4.ごくまれに迷惑メールのフォルダに大事なメールが紛れ込んでいる場合があるので定期的にのぞいてみましょう。私も時々、見つけてドキッとします。

 

5.参考までに見て欲しい人にはCCで送る。

初耳だという方は是非、ググって下さい。自分に必要なくても知っておいて損はないです。

 

6.少なくともビジネス上のメールなら挨拶、礼儀は最低限必要。

今の学生が将来、お客様に対して(「お疲れ様です。」から入るのではないかとても心配です。)

 

 

なぜ、携帯のメールでダメなのか?

名刺に携帯キャリアのドメインのアドレスはさすがに書けないでしょう。

また、ビジネスではメールにファイルを添付してくる場合が多く、その2次利用を普通に行います。

携帯やスマホでも内容は確認できる場合が多いですが、保管、編集、検索を考慮するとやはりパソコンでないと厳しいと思います。EXCEL、WORDの利用はまだまだ続きますね。

 

 

後は、昨今はクラウドの時代。移動中でもスマホで簡単にチェックできるのは当たり前。

外出中でメールが見れないなんて、かなり損をしています。

 

 

メールはIT活用の第一歩! 意識して毎日、使いましょう。