会社の仕事を俯瞰して見直そう

こんにちは。札幌のITコーディネータの阿部です。

 

昨日、自社の業務の流れを見える化する「業務フロー」の作成は会社の資産になりますよ~という話しをしましたが、今日はその作成の際のポイントをご紹介します。

 

まず最初に自社の業務の棚卸しが必要です。一番、取っ付き易いのは会社組織の部門から入ること。

 

【ステップ1】

1.自社の組織(各部門)で行っている、主要な業務を大分類のレベルで洗い出す。

2.続いて上記、大分類で挙げた業務をもう少し細かく中分類レベルまで分解する。

3.さらに細かく、小分類(作業レベル)まで詳細化する。

 

規模の大きい会社ではこの詳細化が4階層、5階層まで行く場合もありますが、あまり細かすぎるとフロー作成時に破たんしてしまうので、中小企業の場合は、大、中、小くらいまでが適当でしょう。

 

ポイントは各階層の記載レベルを合わせること。これがとても大事です。

 

【ステップ2】

ここまででも十分、効果はありますが、より見やすく可視化する為、上記で挙げた作業を部門間で左から右、時間軸

で上から下へ流れていくように作業のボックスを矢印でつないでいきます。

 

ざっとこんな感じで形になりますが、最初から無理せず、まずは中分類くらいまでから作成してみるのも良いかもしれません。ちょっとシステム的な感じがしますね。スイムレーンチャートとも言います。

 

 

大学校の研修では、この業務フローを見ながら改革の糸口を探るノウハウを指導しています。

 

士業、コンサルタント等の専門家は多々いますが、業務フローの作成はITと経営の両方に精通するITコーディネータが

一番慣れていると自負しています。必要な際にはお近くのITCにご相談下さい。

 

 

ITコーディネータ 阿部 裕樹